○浅川町情報公開事務取扱要綱
平成13年3月28日
要綱第3号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この要綱は，浅川町情報公開条例(平成11年浅川町条例第20号。以下「条例」という。)に基づく情報公開制度に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(公開窓口の設置)
第2条 情報公開制度の円滑な運営を図るため，総務課に情報公開窓口(以下「公開窓口」という。)を設置する。
(公開窓口の行う事務)
第3条 公開窓口は，次に掲げる事務を行う。
(1) 情報公開制度についての案内及び相談に関すること。
(2) 情報公開制度についての連絡調整に関すること。
(3) 情報公開請求書(以下「請求書」という。)に関すること。
(4) 情報公開の実施に関すること。
(5) 情報の閲覧及び写しの交付に係る費用の徴収に関すること。
(6) 審査請求の受理に関すること。
(7) 浅川町情報公開及び個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
(8) 情報公開制度の実施状況の公表に関すること。
(9) その他情報公開制度に関すること。
(所管課の行う事務)
第4条 情報を所管する課(課に相当する組織を含む。以下「所管課」という。)は，次に掲げる事務を行う。
(1) 公開請求(以下「請求」という。)のあった情報の検索に関すること。
(2) 第三者への意見聴取に関すること。
(3) 請求に係る情報の公開及び非公開の決定に関すること。
(4) 審査請求に対する裁決に関すること。
(5) 文書目録の作成に関すること。
(6) 所管課における情報提供に関すること。
第2章 情報の公開
第1節 公開請求の受付
(請求書の受付窓口)
第5条 情報公開制度の円滑な運営を図るため，情報公開の請求の受付等は，公開窓口において行うものとする。
(電話又は口頭による請求の取扱い)
第6条 電話又は口頭による請求は，条例第10条の規定により請求書の提出を要件としているので，認めないものとする。
2 前項の規定にかかわらず，視力障害者等で文書による請求が困難な者については，口頭による請求を認めるものとする。この場合において，受付担当者は，口述筆記をして請求者の確認を得るものとする。
(請求権者の意義)
第7条 条例第5条各号に掲げる請求権者の意義は，次に掲げるとおりとする。
(1) 条例第5条第1号に規定する「町内に住所を有する者」とは，町内に住民基本台帳法上の住所，外国人登録法上の居所又は事実上の生活の本拠を有する個人をいう。
(2) 条例第5条第2号に規定する「町内に事務所又は事業所を有する個人及び法人その他の団体」とは，町内に本店，支店，営業所その他の事務所又は事業所を有する個人及び法人をいい，「その他の団体」とは，区長会，商店街団体，消費者団体等であって，法人格はないが団体の規約及び代表者が定められているものをいう。
(3) 条例第5条第3号に規定する「町内に存する事務所又は事業所に勤務する者及び町内に事務所又は事業所を有する法人その他の団体の構成員」とは，町内にある本店，支店，営業所その他の事務所又は事業所に勤務している個人及び町内に本店，支店，営業所その他の事務所又は事業所を有する法人その他の団体を構成している個人をいう。
(4) 条例第5条第4号に規定する「町内に存する学校に在学する者」とは，町内の学校その他の施設において教育を受けている個人をいう。
(未成年者の取扱い)
第8条 未成年者による本人の直接請求は認めるものとする。申請行為については，本人又は法定代理人ともに可能とする。
(請求書各欄の確認)
第9条 請求書の受付に当たっては，次に掲げる事項について，請求書の記載漏れ，書き誤り，不明確な箇所等の有無について点検し，不備があれば請求者に補正を求めるものとする。
(1) 「請求者」欄は，請求者及び決定通知の送付先を特定するために正確に記載してあること。
(2) 「連絡先」欄は，個人にあっては電話番号，法人その他の団体にあっては担当者の氏名，所属及び電話番号が記載してあること。
(3) 「請求者の区分」欄は，該当欄に「レ」印を記載してあること。事務所，事業所又は学校の名称及び所在地を記載してあること。
(4) 「請求の目的」欄は，任意的記載事項であるが，利用状況を把握するため必要である旨説明し，記載について協力を求めるものとする。
(5) 「情報を特定するために必要な事項」欄は，請求の対象となる情報を検索できる程度に具体的に記載してあること。情報の件名が分からない場合は，職員が相談に応じながら特定し，記載するものとする。
(6) 「請求の区分」欄は，該当欄に「レ」印を記載してあること。
(所定の請求書によらない請求の取扱い)
第10条 所定の請求書によらず便せん等を使用して請求があった場合は，必要事項が整っていれば，所定の請求書により請求されたものとみなすものとする。
(請求書を受け付けた場合の説明等)
第11条 請求書を受け付けた場合は，請求書の「所管課及び担当者名」欄に所管課名及び担当者名を記入した後，請求書に収受印を押し，請求者にその写し(請求者用)を交付するとともに，次に掲げる事項について説明するものとする。
(1) 当該請求に係る情報を公開するかどうかの決定は，受付の日から起算して15日以内に行うこと。ただし，やむを得ない理由があるときは，決定期間延長通知書により請求者に通知すること。
(2) 公開の可否については，可否決定通知書により通知すること。
(3) 閲覧に係る手数料又は写しの交付に係る手数料は，請求者の負担となること。郵送を希望する場合は，郵送料を負担し，郵券で納入すること。
(請求書の送付)
第12条 公開窓口で請求書を受け付けた場合は，請求書の写し(公開窓口用)を公開窓口で保管するとともに，請求書(所管課用)，公開請求に係る一連の書類及び情報公開処理状況報告書(別記様式。以下「報告書」という。)を所管課に送付するものとする。
(決定期間の起算日等)
第13条 決定期間の起算日は，受付窓口において請求書を受け付けた日をもって，条例第11条第1項の規定による請求書を受理した日として取り扱うものとする。
2 決定期間の満了日が休日に当たるときは，その翌日を満了日とする。
第2節 公開の可否決定
(可否決定事務)
第14条 請求の可否決定に係る事務は，所管課が行うものとする。
2 請求の可否決定の起案に当たっては，決裁文書に次に掲げる書類を添付するものとする。
(1) 請求書
(2) 可否決定通知書の案
(3) 第三者情報に関して意見聴取をした場合は，その回答書
(4) 請求のあった情報の写し(必要のある場合のみとする。)
(5) 報告書
(6) その他必要な資料
(可否決定権者)
第15条 請求の可否決定権者(以下「決定権者」という。)は，浅川町事務決裁規程(昭和43年浅川町規程第2号。以下「決裁規程」という。)第4条に定める別表の例による。ただし，特に重要であると認められる事案については，決裁規程第5条の規定により，町長の決裁を受けなければならない。
(公開窓口への協議)
第16条 可否決定に当たっては，公開窓口に協議するものとする。ただし，公開窓口が協議を要しないと認めたときはこの限りでない。
(情報の所管)
第17条 請求のあった情報が，当該情報を作成した課及び取得した課のいずれにも存在するときは，当該情報を当初に作成した課をもって所管課とするものとする。
(可否決定通知書の作成要領)
第18条 可否決定通知書の作成要領は，次に掲げるところによる。
(1) 「情報の件名」欄は，請求者が請求書に記載した内容をそのまま又は請求者が請求した内容であることが分かる程度に記載する。
(2) 「決定の区分」欄は，該当する欄に「レ」印を記載する。「公開できない部分」欄は，当該部分がどのような情報の記録であるか明確になるように具体的に記載する。
(3) 「公開の日時・公開の場所」欄は，決裁が終了した後，公開する日時等について電話等で請求者の希望を確認の上，所管課の事務執行上の都合を考慮して決定し，記載する。なお，公開の場所は，原則として公開窓口を指定するものとする。ただし，事務に支障がある場合は，所管課は公開窓口と協議の上，別途公開を行う場所を指定するものとする。
(4) 「公開することができない理由」欄は，公開することができない根拠条項を記載し，理由欄は，公開することのできない理由を具体的に記載する。
(5) 「公開できる予定年月日」欄は，当該請求書を受領した日から起算して1年以内に公開できることが明らかなときは，その期日を記載する。
(情報が不存在の場合の取扱い)
第19条 所管課は，公開窓口で受け付けた後に請求に係る情報の不存在が明らかになった場合には，請求者に対し，公開することができない旨の決定をするものとする。
2 情報が不存在である場合でも，他の方法により，請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては，その旨を通知するよう努めるものとする。
(決定期間の延長)
第20条 条例第11条第3項に規定する「やむを得ない理由」とは，次のいずれかに該当する場合とする。
(1) 天災等の発生，突発的な業務量の増大等があるとき。
(2) 請求のあった情報に本町以外のものに関する情報が記録されており，当該本町以外のものの意見を聴く必要があるとき。
(3) 一度に多くの種類の請求があり，短期間の検索が困難であるとき又は請求のあった情報の内容が複雑若しくは適用除外事項との区分けに膨大な事務量を要するとき。
(4) 年末年始又は祝日等が重なり執務ができないときその他合理的な理由により期間内に公開，非公開の決定をすることが困難であるとき。
(決定期間の延長手続)
第21条 所管課は，可否決定の期間を延長する場合は，公開窓口に事前に協議するものとする。
2 可否決定の期間を延長する場合は，決定期間延長通知書により請求者に通知するものとする。
(決定期間延長通知書の記載要領)
第22条 決定期間延長通知書の記載要領は，次に掲げるところによる。
(1) 「決定期間延長の理由」欄は，やむを得ない理由をできるだけ具体的に記載する。
(2) 「延長後の決定期限」欄は，いつ決定できるかを記載する。
(可否決定通知書の送付)
第23条 請求に対する可否を決定したときは，速やかに可否決定通知書を請求者に送付するとともに，通知書の写し(公開窓口用)を公開窓口に送付するものとする。
第3節 第三者情報の取扱い
(意見聴取の実施)
第24条 所管課は，第三者に関する情報が記載されている情報の請求があった場合，公開の可否の決定を行う上において，当該第三者の意見を聴く必要があると認めるときは，その意見を聴取するものとする。
2 前項の規定により意見聴取を行う場合は，必要に応じ当該第三者から資料の提出を求めることができる。
(意見聴取事項)
第25条 意見聴取事項は次に掲げるものとする。
(1) 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)にあっては，プライバシー侵害の有無及びその理由
(2) 法人等に関する情報にあっては，不利益を与えるか否か及びその理由
(3) 国等に関する情報にあっては，国等への影響及び本町との協力関係への影響の有無及びその理由
(4) その他必要と認められる事項
(意見聴取の方法)
第26条 意見聴取は，意見照会書により行うものとする。この場合において，回答は1週間以内に行うよう協力を求めるものとする。
2 意見照会に対する第三者からの回答は，回答書によるものとする。ただし，緊急を要する場合は，口頭によることができるものとする。
3 意見聴取の対象が同種又は大量である場合は，その代表的なものを抽出して意見聴取を行うことができる。
(口頭による意見聴取の記録)
第27条 前条第2項ただし書の規定により口頭により意見聴取を行った場合は，次に掲げる事項を記録するものとする。
(1) 意見聴取の年月日
(2) 意見聴取の相手方の氏名
(3) 意見聴取の内容及び結果
(4) その他必要と認めた事項
第4節 公開の実施
(閲覧の方法)
第29条 情報の閲覧は，原本を指定の場所で閲覧に供することにより行うものとする。
(1) 常用の台帳，帳簿等を閲覧に供することにより，日常の業務に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(2) 情報が汚損又は破損するおそれがあるとき。
(3) 条例第8条の規定により部分公開するとき。
(4) その他相当の理由があると認められるとき。
(写しの交付の方法)
第30条 情報の写しの交付は，原則として電子複写機により作成して行うものとする。
2 写しの交付部数は，請求のあった情報1件につき，1枚とする。
(一部公開の方法)
第31条 非公開部分と公開部分とが別の用紙に記載されているときは，非公開部分を取り外して，残りを公開する。簿冊の方法等により取り外すことができないときは，公開部分を複写したものを公開するものとする。
2 非公開部分と公開部分が同一ページ又は用紙の両面に記載されているときは，非公開部分を覆って複写したもの又は該当するページのすべてを複写し，非公開部分をマジック等で消した上で，更にそれを複写したものを公開する。
(職員の立会い)
第32条 情報の公開を実施するときは，所管課及び公開窓口の職員が立会い，請求者の求めに応じて必要な説明を行うものとする。
(通知書の提示)
第33条 情報の公開の実施に当たっては，請求者に可否決定通知書の提示を求めるものとする。
(指定日時以外の公開)
第34条 請求者が指定の日時に来庁しなかった場合は，請求者から理由を聞き，相当の理由があると認められるときは，別の日時に公開するものとする。
第3章 審査請求
(審査請求書の受理に当たっての確認)
第35条 審査請求書の受理に当たっての確認は，次に掲げるところによる。
(1) 処分に対する審査請求にあっては，次の事項が記載されていること。
ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は所在地並びに法人その他の団体にあっては代表者の氏名
イ 審査請求に係る処分の内容
ウ 審査請求に係る処分があったことを知った日
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 処分庁の教示の有無及びその内容
カ 審査請求の年月日
(2) 不作為に対する審査請求にあっては，次の事項が記載されていること。
ア 当該不作為に係る処分についての申請の内容及び年月日
イ 審査請求の年月日
(3) 審査請求書に審査請求人(代理人による審査請求の場合は代理人)の表示があること。
(4) 代理人による審査請求の場合は，代理権限を証する書面が添付されていること。
(審査請求書の受理)
第36条 審査請求書は，原則として公開窓口が受理するものとする。
2 審査請求は，書面によることを要し，口頭によるものは認めないものとする。
3 審査請求書の記載事項に不備がある場合は，補正されるものとする。
(審査請求書の写しの送付)
第37条 公開窓口は，審査請求書を受理した場合は，所管課に審査請求書の写しを送付するものとする。
(公開窓口への協議)
第38条 所管課は，審査請求があった場合は，公開窓口に協議するものとする。
2 前項の協議の結果，非公開決定を取り消して公開決定をするときは，審査会への諮問を必要としないものとする。
(審査会への諮問等)
第39条 所管課は，審査会に諮問するときは，諮問依頼書に次に掲げる書類の写しを添付して，公開窓口に依頼するものとする。
(1) 請求書
(2) 決定書
(3) 審査請求書
(4) 理由説明書
(5) 請求の対象となった情報
(6) その他必要な資料
2 所管課は，諮問に係る事項について審査会から意見若しくは説明又は資料の提供を求められたときは，これに応じなければならない。
3 公開窓口は，審査会に諮問し，その答申を得たときは，答申の写しを所管課に送付するものとする。
4 所管課は，答申の送付を受けたときは，答申の趣旨を尊重して審査請求に対する裁決を行うものとする。
5 所管課は，審査請求に対する裁決を行ったときは，速やかに書面で審査請求人に通知するとともに，その写しを公開窓口に送付するものとする。
6 所管課は，第三者の意見聴取に係る当該第三者情報を審査請求に対する裁決に基づき公開するときは，その結果を当該第三者に通知するものとする。
第4章 雑則
第1節 費用の徴収
(費用の納入方法等)
第40条 費用の納入方法は，原則として情報の閲覧及び写しの交付に要する費用は現金で，送付の費用は郵券によるものとする。
2 写しの作成ではなく，原本と相違ない旨の証明が必要な場合は，浅川町手数料徴収条例(平成12年浅川町条例第9号)の規定に基づき手数料を徴するものとする。
(費用の歳入科目)
第41条 情報の公開に要する手数料は，次の一般会計の歳入科目で処理するものとする。
(款)12 使用及び手数料 (項)2 手数料 (目)1 総務手数料 (節)1 総務手数料
第2節 検索資料の作成
(文書目録の作成)
第42条 所管課は，公開窓口と協議の上文書目録を作成し，年度毎に更新するものとする。
2 所管課は，文書目録を作成又は更新した場合は，その写しを公開窓口に送付するものとする。
3 公開窓口においては，保存文書の件名を記載した文書目録の写しのほか，町民の検索に資する資料としてファイル基準表の写し等を備え置くものとする。
第3節 情報の提供
(情報の提供)
第43条 所管課は，情報の提供ができるものについては，情報公開の手続によらないで，情報の提供で対応するものとする。
第4節 実施状況の公表
(実施状況の公表)
第44条 実施状況の公表事項は，次のとおりとする。
(1) 公開の請求状況
(2) 請求に対する可否の決定状況
(3) 審査請求の状況
(4) 審査請求に対する裁決の状況
(5) その他必要な事項
2 毎年，年度の初めに前年度の実施状況を公表するものとする。
3 公表は，広報誌等に掲載して行うものとする。
附則
この要綱は，平成13年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第5号)抄
(施行期日)
1 この要綱は，行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
(経過措置)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの要綱の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの要綱の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては，なお従前の例による。
附則(令和6年訓令第6号)
この要綱は，令和6年4月1日から施行する。
